バーチャルオフィスは、固定費が安く、それなりにいい場所に会社の住所を置くことができるので、「これから起業しよう」「法人化して住所を少しいいところに置きたい」などという方のニーズに応えてくれるサービスです。
バーチャルオフィスを使うのが初めてであれば特に、どういう基準でバーチャルオフィスを選ぶのが一番良いのか、いろいろと調べていらっしゃることでしょう。
そこで、バーチャルオフィスを使い始めて10年以上、３社で５か所ほどバーチャルオフィスを使ってきた私が、少しでも参考になればと、各地のバーチャルオフィスの情報を調査しまくり、私の観点からではありますが、より安く、より使いやすいバーチャルオフィスをまとめてみました。
さらに、改めてバーチャルオフィスをより安く、より上手に使うためのポイント、選ぶときに考えるべきことをまとめてあります。
これらを読んでいただくことによって、バーチャルオフィスをよりうまく使えるようになるだけでなく、起業するときに用意すべきもの、あれば便利なものを、より安く、より使いやすい形で導入するきっかけになると思います。
大切なビジネスをスタートするにあたって、無駄なお金を使わずに、スムーズに準備を進められれば、幸先よくスタートできるというものです。
バーチャルオフィスを選ぶ時の注意点！！
まず最初に、バーチャルオフィスをご紹介する前に、ここだけは抑えておいた方が良いと思われることをお伝えします。
バーチャルオフィスを選ぶにあたって、まず、価格は一番大切な要素です。
ただし、「安いからとにかく使ってみよう」と契約してみたものの、使い勝手が悪い、サービスがニーズに合ってない、ということもあるかもしれません。
いくら安いとはいっても、会社の引っ越しにはそれなりの費用がかかります。
「ここがダメだったから、あそこにしよう！」とそう簡単に引っ越しができるものではありません。
もし、あなたが法人登記をそのバーチャルオフィスでしていたとしたら、バーチャルオフィスの引っ越しをするとなると、下記の費用が掛かってきます。
- 住所変更登記の法定費用（法務局管轄内の移動30,000円、管轄外の移動６万円）
- 行政書士さんへの書類作成代行費用（必要な場合・1万円～）
- 新しいバーチャルオフィスの契約費用
そうすると、最低でも４万円～の費用が必要となります。
せっかく安いからバーチャルオフィスを契約したのに、そんなところで無駄なお金を使ってしまっては本末転倒です。
だからといって、ニーズに合っていないバーチャルオフィスを使い続けるのは、気分的にも、効率的にも良いものではありません。
そこで、表面的な安さではなく、本当に必要なサービスを含めたうえで、一番安く使い勝手の良いバーチャルオフィスの選び方をお伝えします。
月額だけでなくサービス・オプションも含めてバーチャルオフィスを選ぶ！
表面だけ見ると、安いように見えるけれど、あなたのニーズを満たそうとすると、実はオプション費用が高くなってしまったり、プラン自体を上位のプランを選ぶ必要があったりして、結局は他のところが安かった、ということになりかねません。
そこで、バーチャルオフィスが用意しているサービスを改めて一緒に確認してみましょう。
郵便物の転送について
まず、一番最初に気になるのが郵便物の転送についてです。
バーチャルオフィスのプランに含まれる場合もあれば、オプションとして付く場合もあります。少し詳しく見てみましょう。
郵便物の転送費用や仕組みに関しては、一般的に次の５つに分けられます。
- 郵便物は転送しない⇒1か月以内に取りに行く。
→引取りはほとんどが無料ですが、オプション費用が派生するところもあります。 - 郵便物は、転送をお願いしたい時だけ、追加費用を払って転送してもらう。
→追加費用は固定費の場合もあれば、実費＋手数料の場合もあります。 - オプションで毎月1,000円～の固定費用を支払うことで郵便物を原則それ以上のプラス料金なしで転送してくれる。
- オプションで毎月500円～の固定費を支払った上で、実費は負担する。
- オプションで毎月500円～の固定費を支払った上で、実費と送料を負担する。
- バーチャルオフィスのプランに基本の郵便物転送の金額が含まれていて、郵便物は原則無料で週に1度、あるいは月に1度転送する。
基本的には、安いバーチャルオフィスは、１～５のように、引き取りに行ったり、必要な時に転送をしてくれるようなオプション、毎月決まった形で転送してくれるようなオプションを用意している場合が多く、少し基本料金が高めのバーチャルオフィスは転送料金も基本料金に含まれていて、原則無料で転送してくれるところが多いようです。
これは、どれが良いというよりも、見せ方がそれぞれに違いますので、必要なサービスをご自身の中で吟味し、それを含めた料金で比較する必要があります。
ただし、バーチャルオフィスによっては、下記のような場合がありますので、そこには気を付けて選ばないと、あとで失敗した！ということになります。
郵便物の受け取り上限があるところがあります！
郵便物がどっさり届いてしまうと保管場所が足りなくなってしまうということなのでしょう。ですから、安いバーチャルオフィスの場合は特に、郵便物の受け取り上限がある場合があります。
上限を超えた場合、
- 受け取り拒否
- 廃棄
- 強制的に着払いで送付
- 自動でプランがアップグレード
等の処理が行われることが多いです。
着払いでの送付やアップグレードなら、お金を支払うことで郵便物は手に入る、ということになりますが、大切な郵便物もあると思いますので、受け取れないと大変なことになるかもしれません。
また、せっかく時間をかけて安いバーチャルオフィスを探して契約したのに、自動でプランがアップグレードしてしまって、高いプランになってしまったら元も子もありません。
郵便物の受け取り上限と、それを越えた時の処理の仕方をきちんと確認してバーチャルオフィスの契約をすることをお勧めします。
宅急便等の大きめの荷物は受け取り拒否のところもあるので気を付けて！
様々なプランがありますが、ちょっと気になるのが、特に安いバーチャルオフィスの場合、宅急便等の大きめの荷物は受け取り拒否をするところもある、というところです。
例えば、お客様からお中元やお歳暮を贈っていただいたときに、受け取り拒否をされてしまっては、お客様との関係にも響いてきます。
そういうニーズはないよ、という場合には気にしなくて良いかもしれませんが、私の場合は、お中元やお歳暮をバーチャルオフィスに送ってくださる場合もありましたので、記憶の片隅に置いて、バーチャルオフィス選びをされると良いのではないでしょうか。
多くの場合、大きな荷物等は着払いで送られるか、あるいはデポジットから支払われたり、後日請求されることになります。
バーチャルオフィスの着払いの荷物が届いたときの対応について
着払いの荷物が届いた時ですが、デポジットを預けているバーチャルオフィスの場合は、デポジットから支払われる場合がほとんどのようです。
以上がバーチャルオフィスの郵便転送の仕組みと、その注意点でした。
次に電話転送のサービスについて見てみます。
バーチャルオフィスの電話転送サービスについて
例えば、あなたが群馬県に住んでいて、バーチャルオフィスを東京に用意したとします。
しかし、電話番号が027から始まる番号では、群馬県に電話をかけているとわかってしまいます。
かといって、会社の名刺に書いてある電話番号が090から始まる携帯番号だったりすると、せっかく会社を東京に用意したのに、
「オフィスがちゃんとあるの？」
と不安に思われてしまうかもしれません。
新規の取引だったりすると、
固定の電話番号もないような会社だと、いつ連絡が取れなくなるか分からないよね。
ちょっと取引をするかどうかも考えようか。
ということになるかもしれません。それくらい電話番号は大切なのです。
そこで、電話転送というサービスが用意されています。
バーチャルオフィスで、その地域の電話番号を用意して、そこからあなたの携帯や自宅に転送してくれる、というサービス、それが電話転送サービスです。
電話転送サービスの提供の仕方はバーチャルオフィスによって違い、オプションとして1,000円程度でつけてくれる場合もあれば、プランをグレードアップすると電話転送が附帯するプランになる、というようにしている場合もあります。
ここで、バーチャルオフィスを安く便利に使うための大きなポイントがあります。
「電話番号を頼むなら少し上位のプランをお願いしなければならず、基本料金がかなり上がってしまうので、どうしよう？ けれど、このバーチャルオフィスが使いたい」
という場合もあるはずです。そういう場合には、多少面倒かもしれませんが、電話関係は別の専門の会社で用意するという選択肢があります。
電話転送をバーチャルオフィス以外で用意する
電話転送をバーチャルオフィス以外で用意する場合には、この2社がおススメです。
＃地域の電話番号は着信のみ出来れば良い、という場合。
シンフォネット⇒月額料金880円（税込み）
＃地域の電話番号を発着信で使いたいという場合。（スマホのアプリで使用）
03plus⇒月額料金1,078円（税込み）～
例えば東京にバーチャルオフィスを置く場合、お仕事の業種等にもよると思いますが、
・電話を掛けてくる場合に備え、０３から始まる電話番号を用意し、名刺・ホームページに印刷する。
・電話が掛かってきた電話は携帯電話に転送して携帯電話で電話を受ける。
・何かあれば携帯からお客さんに電話する
というのが、一番面倒ではありませんし、安く済みます。
そういう場合には、シンフォネットで電話番号を入手して転送設定をすれば、それで終わりです。
こちらから発信する場合には、携帯から発信する、というのは今の時代、特に問題はないと思いますし、携帯のかけ放題プランに入っておけば、通話料を気にする必要もありません。
しかし、お客さんに携帯の番号を知らせてしまってはまずいというケースもあるかもしれませんし、あくまでも事務所から掛けているようにしたい、しなければならない、というケースもあるかもしれません。
そういった場合には、03plusのような発着信を携帯でできる番号が必要になります。
発信も必要な場合、どうしても通話料がかかってしまいますので、電話代が気になるかもしれませんが、03plusならば、かけ放題のプランもあります。
１通話10分まで無料、超過すると20円／30秒となるプランです。そこまで長電話をするケースは多くないと思いますので、1,100円／月のかけ放題をつけてしまってもいいのかなと思います。
こちら、年払いにすると安くなり、19,536円（税込み）で１年間、かけ放題10分がついて、03番号の発着信ができます。
月額に直すと、約1500円なので、10分までの掛け放題がついていると思えば高くはありません。
ですから、下手にバーチャルオフィスのプランをグレードアップするくらいなら、こちらを使用して、安く上手にバーチャルオフィスを使うことをお勧めします。
電話代行・秘書代行サービスが便利！
電話代行・秘書代行サービスを用意しているバーチャルオフィスもあります。
このサービスは、電話代行・秘書代行サービスがあなたの会社の代表電話にかかってきた電話の受付をして、その内容をメールで知らせてくれる、という仕組みが一般的です。
そこに、オプションとして電話で連絡をもらう、電話の転送をしてもらう、単なる受付だけでなく少し複雑な応対をしてくれる、などというプラスアルファをお願いできるところもあります。
とくに起業したての場合は、このサービスは非常に役に立ちます。
なぜなら、どうしても起業したての頃は、様々なことに忙殺されるとともに、ご家族等がいらっしゃったりすると、すぐに電話に出ることができないような状況にいる場合もあります。
- 家族全員でたまの休日を楽しんでいる最中に電話がかかってきて、仕事の長電話……
- パートナーとのデートで食事を楽しんでいる最中に、仕事の長電話……
一人で仕事をしている場合には、プライベートの時間と仕事の時間を切り分けるのが難しく、かといって、まだまだ軌道に乗っていない状態では、小さな仕事も逃したくありません。
だからといって、家族やパートナーとの時間をおろそかにしてしまえば、プライベートがおかしな状況になってしまうかもしれません。
また、こんな場面もあるかもしれません。
- 大きな取引先との契約直前のプレゼンの最中に電話が掛かってくる……
- 次のアポへの電車での移動中に電話が掛かってくる……
すぐに電話に出られないシチュエーションは結構あるものです。
仕事での問い合わせの場合、すでに進行している案件であれば、すぐに折り返せば問題ない場合もありますが、新規の案件の場合は、電話に出られなかったことによって、案件そのものを獲得できる機会を失ってしまうかもしれません。
そういった場合にも、必ず数コールの呼び出しできちんと、それなりに訓練された女性が受け答えしてくれる、電話代行・秘書代行サービスがあると助かります。
また、取引先としても、必ずあなたが電話に出るのは安心かもしれませんが、初めての取引先であれば、きちんと電話対応してくれる人があなたの他に存在する、というだけで会社としてのイメージがグッと良くなります。
電話代行・秘書代行サービスの存在は会社のブランディングとしても、非常に有効なのです。
電話代行・秘書代行サービスをバーチャルオフィスで依頼すると料金が高くなる！？
この電話代行・秘書代行サービスは、安く提供しているバーチャルオフィスもあれば、追加することで一気にプランのグレードが上がってしまうバーチャルオフィスもあります。
追加することでプランをグレードアップしなければならず、料金が上がってしまうようであれば、電話代行・秘書代行サービスも別で用意するという手があります。
電話代行・秘書代行サービスに関しては、多くのバーチャルオフィスが用意する場合、どうしても、
- 最低5,000円程度をプラス
- コール数が少ない
- 営業電話も１電話とカウントして料金を取る
というようなところが多いです。
もし、ご自身でいろいろと確認されるのであれば、この辺のポイントを各バーチャルオフィス等でご確認されたら良いと思います。
例えばですが、バーチャルオフィスで電話代行・秘書代行サービスを用意しているところを見てみましょう。
例えば、大阪のバーチャルオフィスでご紹介している「ハーベスト」の場合は、
「ハーベスト」で電話代行・秘書代行サービスを使用する場合
電話代行がつかないプラン 8,800円／月
電話代行がつくプラン 15,750円／月
電話代行費用⇒6,950円／月
（50コールまで。営業電話はカウントしない）
レンタルオフィス等の大手で有名なリージャスでは、
「リージャス」で電話代行・秘書代行サービスを使用する場合
電話代行プラン 11,000円／月～
（こちらは、コール数はホームページでは公開されていません）
で用意しています。ただし、こちらは英語応対もしてくれるようですが……格安で、と考えると少し考えてしまう価格になります。
「アントレサロン」で電話代行・秘書代行サービスを使用する場合
中堅どころではアントレサロンなども電話代行・秘書代行サービスを用意しています。
電話代行3,300円／月＋メール報告１件165円
（コール数無制限）
こちらは、月額はリーズナブルですが、１件につき165円のプラス料金がかかりますので、20件受電すると、6,600円となります。
この３件を20コールかかってきた時の例として簡単に表にまとめると下記のようになります。
20コール受電した時の電話代行・秘書代行サービスの価格
| ハーベスト | 6,950円 |
| リージャス | 11,000円 |
| アントレサロン | 6,600円 |
ということで、一般的なバーチャルオフィスで電話代行・秘書代行サービスは、20コールを受けてもらうと6,000円程度以上かかると考えられます。
電話代行・秘書代行サービスは、専門の会社を使うほうが安い場合が多い！
実は、この電話代行・秘書代行サービスを程度安く済ませるのであれば、バーチャルオフィスで電話代行を申し込むよりも、代わりに安い電話代行を探したほうが安い場合がほとんどです。
そういう場合にお勧めなのが、下記の２社になります。
88電話代行⇒月額2,077円（11コールまで・営業電話はノーカウント）
ほとんど電話はかかってこないけれど電話代行は必要、という場合には、こちらが選択肢として挙がります。
私が持っている会社でほとんど代表電話にかかってこないものは、１か月の電話が数本なので、こちらで十分です。
〇88電話代行のデメリット
ただし、88電話代行のマイナスポイントは17時半まで、というところです。
一般的に18時までのところが多い中、17時半まで、というのは、なんでだろうと思うところもあるのですが、安い分、仕方ないのかもしれません。
８８電話代行を選ぶ場合は、「電話受付は17時半まで」とするか残りの3０分は自分で受けるか、という選択になると思います。
しかし、この価格の安さは大きな魅力です。
MKサービス⇒月額2,960円（20コールまで・営業電話はノーカウント）
こちらは20コールまでの金額で時間も18時までになるので、一般的な企業には使いやすい電話代行の会社です。
実は、電話代行がどうしても必要、ある程度の電話はあるんだよね、という場合には、東京のバーチャルオフィスを探しているのであれば、レゾナンスがおススメに入ってきます。
電話代行・秘書代行サービス付きの格安バーチャルオフィスのお勧めナンバーワン「レゾナンス」
「そこそこ電話も来るから、電話代行・秘書代行サービスを入れるとちょっと高くなっちゃうな、どうしよう？」
と悩んだ時、もしあなたが東京でバーチャルオフィスを考えているのであれば、レゾナンスはとても有力な候補になります。
年払いで契約した場合、
レゾナンス⇒6,050円（税込み）／月
住所使用OK、法人登記OK、郵便転送（月４回・実費＋数十円程度）
電話代行・秘書代行（50コールまで追加料金なし・営業電話はカウントしない）
というプランが只今、キャンペーン中です。
実際には、郵便転送で月に1500円程度かかると考えられますので、実費としては、月額7,500円程度になると思われますが、50コールまでの電話代行・秘書代行サービスだけでもこの金額してしまうところも多々ある中で、非常に優れたサービスと抑えられた価格です。
お勧めの電話代行、MKサービスでも50コールを受けるとなると、電話代行・秘書代行サービスだけで7,000円を超えてしまいますので、このサービスの金額がいかに安いのかお判りでしょう。
月に20コールじゃ足らないよ、というのであれば、もしも東京に事務所を置いて差し支えないのであれば、ぜひレゾナンスをお使いになってみてはいかがでしょうか。
電話代行・秘書代行サービスを使う場合のレゾナンスのデメリットは、
- 東京にしか住所が置けないということ
- 年払いでないと安くならない
- 50コールを越えた時の１コール当たりの料金が少し高い
です。
もし初期投資額が、本当に少額しか用意できない場合には、ちょっと難しいかもしれませんが、電話が50コール程度で収まるのであれば、長い目で見ると非常にお得になります。
あとはキャンペーンがいつまで続くのか、ということになると思います。
キャンペーン中に契約するとずっとその価格だということなので、キャンペーン中に契約されることをお勧めします。
使用期間、目的を考えバーチャルオフィスを選ぶ
歴史の浅いバーチャルオフィスだったりすると、倒産してしまい、会社の住所変更を余儀なくされる場合もあるかもしれません。
そういった意味では、それなりに長く運営されていて、レンタルオフィス等も一緒に運営している会社のほうが良いかもしれません。
あるいは、
「２、３年のうちには移動するつもりだから、会社の設立当初だけ住所を登記させてくれればいいんだよ」
ということであれば、あえて小さい、個人に近い会社が運営しているバーチャルオフィスで安いところを選ぶという選択肢もあります。
その方が、いろいろと融通を効かせてくれたりする場合もあるからです。
もし会議室等を何かの折に使う必要があるかもしれないのであれば、バーチャルオフィスでも会議室を用意しているところを使った方が良い場合もあります。
ただ、私の経験から言うと、会議室に関しては、10年くらい前は、会議をするにあたっても、場所を探すのに苦労していましたが、この10年ほどで貸しスペース業が発展してきたことで、その苦労も、ほとんど必要なくなりました。
東京の都心であっても、安いところを探せば１時間1000円～2000円で５、６人での会議で使えるような場所を見つけることが簡単にできます。
また、お客様と１対１での打合せであれば、お客様の近くのホテルのラウンジ等で打合せさせていただくのも良いと思います。
私の場合は、打合せで使いやすいホテルやカフェは都内で数件、頭の中に入れておいて、その内容や相手によって変えるようにしています。
詳細は、貸し会議室・スペースのページでご紹介しますので、必要な方は、そちらをご覧ください。
また、融資や助成金等を検討しているのであれば、その種類によっては、そもそもバーチャルオフィスでは難しい場合もあるかもしれません。
格安バーチャルオフィスは契約前に、必ず条件の確認を！！
格安バーチャルオフィスだと、郵便物の受け取り数に制限があったり、受け取るものの大きさの制限があったりします。
また、バーチャルオフィスによっては、郵便物の受け取り数が増えると、勝手にプランがアップグレードされて月額が思わぬ金額になってしまうだけでなく、変更手数料も請求されてしまうような契約になるところもあります。
一度、法人で住所登記をしてしまうと、住所変更だけでも、法定費用で最低15,000円かかってしまいますので、他のところの契約費用等も考えると数万円のプラスアルファの出費になりますし、名刺やパンフレット、ホームページ等、役所や取引先等への連絡等も必要になってきますので、結局、高くても仕方がないか、とそのままにしてしまうこともありそうです。
ですから、そういうことにならないように、契約前にきちんと確認しておきましょう。
そういったことも踏まえながら、それぞれの地域のバーチャルオフィスをご確認下さい。
