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バーチャルオフィスってどうなの? そのメリット・デメリット、使い方について

ここでは、バーチャルオフィスに関する様々なこと、バーチャルオフィスのメリット・デメリット、基本サービスやバーチャルオフィスを使うにあたって気になりそうなことをお伝えします。

かなり長くなっていますので、お時間のない方は、目次から必要な部分に飛んで、お読みいただけたら幸いです。

Contents

バーチャルオフィスの始まり

バーチャルオフィスとは、そのまま訳すと「仮想のオフィス」となります。
その名前の通り、「住所だけを借りて、実際は自分はそこにはいないオフィス」です。

もともとバーチャルオフィスは、1960年代、まだコピー機、印刷機等が高価だったころに、それぞれの事務所にそういった機器を導入するのはハードルが高いので、共有で使えるスペースを作ったというのが起源だと言われています。
今でいう、レンタルオフィスみたいなものですね。

それが、インターネットの発達、印刷機等の進化に伴って、自宅を事務所にして仕事をすることも簡単にできるようになってきて、住所と電話だけあればいいや、というニーズに応えて、2000年頃からできてきたのが、このバーチャルオフィスというサービスです。

バーチャルオフィスと犯罪・詐欺の関係

このサービスが始まったころは、バーチャルオフィスを借りるにあたって、身分証明書等を提示する必要もなかったため、詐欺やちょっと怪しい事業で、非常に使いやすい状態になっていました。

そのため、実際に「振込詐欺」「未公開株詐欺」「投資詐欺」などの犯罪等にも使用され、バーチャルオフィスには、少しマイナスイメージもついてしまいました。

しかし、2008年に犯罪収益移転防止法という法律ができて、本人確認をしないでバーチャルオフィスを貸すことができなくなりました。

さらに、2011年には警察から銀行に、バーチャルオフィスの銀行口座の開設を厳しく審査するようにという要求があり、バーチャルオフィスを犯罪で使用することが難しくなっていったのです。

バーチャルオフィスの普及・一般化

バーチャルオフィス自体は2000年頃から日本にもできていましたが、実際に多くの人に知られてはいませんでした。(内閣府発表の資料より)
また、2000年頃からフリーランスに関しては、そんなに数が変わることもなく2020年ころまで推移してきました。(総務省・「事業所・企業統計調査」より)
また、中小企業の数も、小規模企業に関しては2000年から2016年にかけて2割以上減少する(総務省・「事業所・企業統計調査」より)など、バーチャルオフィスが多くの人に一気に知られる機会はありませんでした。

ところが、2020年、新型コロナウイルスの影響もあり、自宅でのテレワークが増えたことによる副業の増加、企業倒産による起業、フリーランス人口の増加等がありました。
多くの在宅ワーカーに働く場を提供しているランサーズ株式会社がまとめたところによると、2021年のフリーランス人口は2020年の157%へと増加しています。

その中でバーチャルオフィスも人に知られ、受け入れられるようになってきて、在宅で仕事ができる多くの個人事業主や中小企業の良きパートナーとして利用されるようになっています。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスは、

経費がお得
セキュリティ面で安心
起業のスピードが速くなる
ブランディングできる
トラブルを避けることができる

等々、様々な利点があります。
この利点を順番に見ていきましょう。

【バーチャルオフィスのメリットその1】
初期投資費用を減らすことができる

起業する人にとって、お金はとても大切なツールです。

もし、最初に賃貸で事務所を確保するとなると、事務所の保証料、不動産屋の仲介料、初月家賃等の支払い、簡単な家具等を揃える費用で、賃料の1年分程度が必要になってきます。

もし、事務所を10万円で借りるとすると、100万円くらいの出費を覚悟する必要があります。事業用の不動産を借りるのは、お金がかかるのです。
仮に、「事務所可」のマンション等を安く借りることができたとしても、東京であれば、やはり敷金、礼金、仲介料、初月家賃で、5ヶ月分程度、簡単な家具等を入れて10万円程度、全部で50~60万円の初期投資が必要になります。

それが、バーチャルオフィスの初期投資額、数千円~高くて数万円で収まるとすると、50万円~100万円を他のところや、運営資金に回すことができるのです。

【バーチャルオフィスのメリットその2】
一等地の住所を利用することができる

初期投資費用を減らしただけでなく、本来であれば、事務所を持とうとするとものすごく高くついてしまいそうな場所の住所を、会社の本社の住所として使うことができます。

例えば、「東京の格安バーチャルオフィス」でご紹介している、バーチャルオフィス大手の「サーブコープ」を私が使用していた時は、東京駅前のトラストタワーの住所を会社の本社住所として使用していました。

こんなところを自社で借りていたら、毎月数十万円では済まない金額を払う必要がありそうです。

【バーチャルオフィスのメリットその3】
固定費が減らせる

新型コロナウイルスの影響もあり、バーチャルオフィスの需要が増えていると言われています。その一番の理由は、事業で一番負担となる「固定費」と呼ばれる毎月、決まって出ていくお金を減らすことができるからです。

仮に、一人で事業をやっていて、小さな事務所を借りているとすると、事務所の家賃、光熱費等で都心であれば、少なくとも10万円程度の費用が毎月必要になります。
しかも、この費用は減ることもなく、毎月支払わなければなりません。
この金額がもし、月額3,000円程度に抑えられたとしたら、9万円以上のお金が浮くことになり、年額にして100万円のお金を節約できるのです。

100万円の利益を出そうと思ったら、コンサルタント等の職種は少し違いますが、300万円からの売上が必要です。
それだけの節約が可能なのですから、使わない手はありません。

しかも、バーチャルオフィスは住所を選んで契約すれば、ある程度、望むところに会社の住所を置くことが可能です。しかも取引先が調べない限り、そこがバーチャルオフィスだとは分かりません。

固定費を数千円にして、それまでとほとんど同じビジネスの立場を維持することができるのであれば、使わない理由はありませんね。

【バーチャルオフィスのメリットその4】
すぐに借りることができる

事務所を賃貸で借りるとなると、申し込みをしてから審査があり、その後、場合によっては多少手を入れたうえで、やっと借りることができる場合も多いと思います。

物件を決めて申し込んでから引っ越しするまでに、どんなに急いでも2週間程度はかかるはずです。
ところが、このバーチャルオフィスは、早ければ数時間で審査が終わり、その日のうちに使い始めることもできるのです。時間がかかっても2、3日あれば十分です。

法人登記をしたとしても、法務局で急いでもらえば1週間程度あれば、会社設立が可能です。その間にホームページ、名刺、チラシなどの印刷をしておけば、思い立って1週間で、ほぼ全ての準備を整えることができます。

【バーチャルオフィスのメリットその5】
自宅の住所を公開しなくてよい

自宅を事務所として事業展開をする場合、ホームページや印刷物等に、必ず住所は必要になるものです。
しかし、セキュリティ面からも、できれば自宅の住所を公開したくないという人も多いと思います。特に女性だったり、子どもが居たりすると、何かと気になるものです。

そういう人にピッタリなのが、このバーチャルオフィスです。
バーチャルオフィスの住所を使用することによって、自宅の住所を公開する必要もなく、安心して仕事に励むことができます。

【バーチャルオフィスのメリットその6】
会社に通わなくてよい

会社の本社は一等地にあるのに、ご自身はご自宅の一角でお仕事をしていれば良いので、新型コロナウイルスが蔓延していようと、インフルエンザが猛威を振るっていようと、電車に揺られて会社に通う必要もなければ、車を運転する必要もありません。

テレワークが普通になってきている今にぴったりのオフィスかもしれませんね。

【バーチャルオフィスのメリットその7】
自宅を住所にしてしまった際のマイナスを避けることができる

あまり知られてはいませんが、自宅を事業の拠点としてしまったために起きてしまうマイナスは結構たくさんあるのです。順番に見てみましょう。

賃貸で契約書に「事業用とは不可」なっている場合は追い出される可能性も!?

自宅が賃貸だったりした場合、自宅を事業の拠点として登記したりしてしまうと、トラブルになる可能性があります。賃貸契約書に「居住用として利用」「事務所用途は不可」などとある場合には、事業の拠点として使用することはできませんし、それが見つかってしまうと、退去せざるを得なくなるかもしれません。

オーナーさん側としては、賃貸物件を居住用として登記する場合と、事業用として登記する場合では、税金が変わってきます。事業用だと消費税もかかってくることになりますし、固定資産税も高くなってしまうのです。

ですから、居住用として貸したはずのところが事業用として使われていると、本来であれば事業用として登記し、税金を支払わなければならなかったところ、それを怠っていた、ということでオーナーさんが脱税しているとみなされてしまう可能性があるのです。

所有しているマンションの管理組合の規約に「居住専用」となっている場合は追い出される可能性も!?

また、マンションの一室を所有している場合、「自分の持ち物だから別に事務所として使ってもいいだろう」と思うのは、間違いです。

マンションの管理規約に違反しないかどうか、確認する必要があるのです。管理規約に「その専有部分を専ら住宅として使用する」となっている場合、登記や開業は管理規約に違反することになって今います。

ご自身のものであるはずのマンションなのに、そこから追い出されることになる可能性もないとは言えません。

<裁判例>

実際に、平成23年にマンションの1室を税理士事務所として使用しているということで、世田谷区のマンションで、管理組合が税理士にその事務所使用を辞めるように求めた裁判がありました。

このマンションは昭和44年当時、建てられた当初は「居住専用として使用する」という規定は入っていなかったのですが、昭和58年に「居住専用として使用する」という規定が設けられました。

そのため、実際に、「居住専用とする」という規定を作った際にも病院として使用されていたことがあったたこと、これまでこのような要求をしたことが無かったため、この居住専用という規定は空文として扱われてきた、と税理士は裁判で主張しました。

東京地裁はその求めを否定しましたが、控訴審の東京高裁は、管理組合の要求を正当なものだと認めています。

このように、裁判にもなってしまうようなことでもあるので、注意が必要です。

せっかくの住宅ローン減税がフイになってしまうこともある!?

また、住宅ローン減税を受けている場合には、さらに注意が必要です。
住宅ローン減税は居住用の土地・建物を対象として行われている減税です。
事業で使用してしまうと、契約違反になってしまい、減税されなくなってしまいます。

控除額、たいていの場合年間、数十万円であることが多いでしょうから、減税の恩恵をあえて捨ててまで自宅を事務所とするよりも、バーチャルオフィスを借りてしまった方が、圧倒的に得になってしまうのです。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスをまだ使ったことが無いと、いろいろと心配なことがあると思いますので、バーチャルオフィスのデメリットと、もしそれが少しでも解決できるのであれば、その方法についてもご紹介します。

【バーチャルオフィスのデメリットその1】
会社宛の郵便物を受け取るのが遅くなる

基本、郵便物は転送されることがほとんどです。たいていの場合週に1度程度、転送されるので、郵便物を受け取るのは、本来受け取っていると思われるときと1週間ほどずれてしまいます。

⇒ほぼ解決できます!!

お客様からのお礼のお手紙だったり、早めに必要な書類等を手に入れたい場合には、たいていのバーチャルオフィスは問い合わせれば確認してくれたり、メールで郵便物の報告をしてくれるオプションがあったり、お願いした時には追加料金はかかるけれどすぐに転送してくれるサービスがあったり、と不意の郵便物でなければ対応できることがほとんどなので、その辺はちゃんと調べてから契約すると良いかもしれません。

【バーチャルオフィスのデメリットその2】
銀行で法人口座を開くのが難しい

バーチャルオフィスだと、事業の実態がきちんとあるのかどうかが分からないと、銀行口座を作りにくい、と言われます。

⇒解決できます!!

バーチャルオフィスだと銀行口座が作りにくいのは確かです。しかし、きちんとホームページ等を用意したり、チラシを持っていって、きちんと説明したりすれば、ある程度の確率で口座開設が可能です。

実際に、私もバーチャルオフィスを使って銀行口座を何度も作っていますが、2~3割の確率で10店お願いすると、2、3店は口座を開けています。
もちろん業種やどんな資料が用意できるのかにもよりますが、銀行口座を作れないことはありません。

銀行口座を開設するにあたって、いくつか準備しておいた方が良いものがあるので、お伝えしておきます。

  • 固定の電話番号
  • ホームページ
  • 事業の実態が分かる、取引先や取引状況の提示
  • 若干の資本金

最後の資本金の額ですが、それなりの額の資本金があった方が有利だとされています。私自身は最低20万円程度でも法人を作っていますが、全社、口座開設可能でした。

バーチャルオフィスによっては、銀行や信用金庫を紹介してくれるバーチャルオフィスや、銀行口座開設保証をしているバーチャルオフィスもあったりしますので、ご自身でも確認してみて下さい。

ここでも、いくつかご紹介しておきます。

法人口座開設保証制度があるバーチャルオフィス「ナレッジソサエティ」

https://www.k-society.com/virtual_office/

信用金庫を紹介してくれるバーチャルオフィス「アントレサロン」

https://entre-salon.com/bank/

みずほ銀行を紹介してくれるバーチャルオフィス「レゾナンス」

https://virtualoffice-resonance.jp/service/useful/bank/

【バーチャルオフィスのデメリットその3】
他の会社と住所が同じになってしまう

バーチャルオフィスでは、1か所で、複数の会社が登記しますから、最低でも何十社かの登記住所は同じになってしまうでしょう。

ですから、これはバーチャルオフィスではないだろうか、と住所で探されてしまったりするとバーチャルオフィスだということが分かってしまうかもしれません。

⇒解決はできませんが……

これに関しては、仕方がないことですので、解決することはできません。

しかし、例えばバーチャルオフィスの住所がビルであれば、ホームページ等にはビルの住所だけ出しておくということもできます。それであれば、バーチャルオフィスであることは分からないかもしれません。
またレンタルオフィスも兼ねているバーチャルオフィスであれば、レンタルオフィスを使っていると思ってくれるかもしれません。

そもそも、バーチャルオフィスだから悪いことは何もないのですから、胸を張って、

「バーチャルオフィスを使っているんです。無駄な固定費を使わないで賢く会社経営をしています!」

と言っても良い時代になってきているのではないでしょうか。

【バーチャルオフィスのデメリットその4】
許認可が受けられない、登録ができない職種がある

許認可申請を受けなければならない職種で、許可要件に事務所や営業所が必要だという職種もあります。また、開業にあたり、事務所スペースがないと開業できない士業もあります。

⇒解決できる業種もあるので、最後までご覧ください

具体的には、下記のような職業ではバーチャルオフィスでの開業は難しいと言えます。

・職業紹介業・人材派遣業
職業紹介に必要な構造・設備が必要で、また他の求職者と同室にならずに対面で職業紹介を行うことができるスペースが必要になります。2017年の要件緩和により、専有面積20平米以上という条件が無くなったため、実質的にレンタルオフィスでも、会議室を借りることができるところであれば、可能になりました。しかしバーチャルオフィスでは難しいようです。

・弁護士
開業には、実態のある事務所や会社が必要です。また、賃貸借契約書を提出する必要があります。

・税理士
業務可能なスペースが必要です。事務所として使える場所(自宅等)とバーチャルオフィスを併用するのであれば可能です。

・行政書士
業務可能なスペースが必要です。事務所として使える場所(自宅等)とバーチャルオフィスを併用するのであれば可能です。

・司法書士
開業には、実態のある事務所や会社が必要です。

・古物商(リサイクル業)
古物商の許認可を受けるためには、古物を保管するための営業所、倉庫などを申請する必要があり、バーチャルオフィスでは許可が下りません。

・産業廃棄物収集運搬業および処分業(リサイクル業)
産業廃棄物の収集や運搬をするためには「産業廃棄物収集運搬業」の許可申請が必要になります。この申請にあたり、事業計画や実態のある営業所が必要になります。

・探偵業
営業所の見やすい場所に、探偵業届出証明書を掲示しなければならず、バーチャルオフィスでは不可能となります。

・不動産業
事務所は、継続的に業務を行うことができて、宅建業に係る契約ができる人を基本いなくてはならない、ということなので、そもそも場所がないと成り立ちませんし、事務所には、独立したスペースと、法人ごとに別々の入り口が必要となります。

注1)同じ士業でも、社会保険労務士は、バーチャルオフィスのみで営業できそうです。しかし、社会保険労務士はそれなりに地域密着の仕事でもあると思いますので、ご自身の地域にバーチャルオフィスが無い場合には使いづらいというのが現状でしょう。
注2)バーチャルオフィス「カスタマープラス」は士業の方向け特化したサービスを展開しており、バーチャルオフィスでも士業の方々が営業可能な形にするための様々なサポートを行っています。実際に弁護士、税理士、司法書士、社労士、行政書士、建築士の方々が利用しています。

士業の方がバーチャルオフィスを使用するためにサポートしてくれるバーチャルオフィス「カスタマープラス」

士業でも登録できるバーチャルオフィス
https://www.ginza-plus.net/service/example_shigyou.php#shigyou-5

上記公式ホームページで何名か、士業の方々のインタビューがありますので、少しだけ引用させていただきます。

バーチャルオフィスを利用されている弁護士(女性)
起業したてのタイミングで、自らの事務所を構えるのは費用面からみても負担が大きいです。しかしカスタマープラスさんのサービスを利用することによって、一等地の住所を安価な費用で利用できます。
また、自宅住所が公開されないので、プライバシーが守られるのも大きいですね。
これから起業される方や、セカンドオフィスとされる方には是非活用してもらいたいと思います。

バーチャルオフィスを利用されている社労士(女性)
会員であれば、全拠点のスペースが利用できるが良いですね。
また全てワンフロア貸切できるので、守秘義務のある内容でも安心して利用できます。
当初、バーチャルオフィスを知らなかったので不安でしたが、今は安心して利用しています。
自宅の住所を公開したくない方はたくさんいらっしゃると思います。
そういう方にはカスタマープラスのサービスはお勧めできますね。

バーチャルオフィスを利用されていた一級建築士(男性)
安く都内に住所が持てるのが一番メリットでした。
またMyページ(WEB)で到着郵便の管理からオフィスの予約までできるのも助かりました。
事務所の賃料が抑えられた分、その他費用にまわすことできたのが良かったですね。
お陰様で、クライアントも増え、売り上げも順調に上がってきましたので、今回事務所を持つことができました。

このように、一般的にバーチャルオフィスでは不可だとされても、可能になる場合もあります。
特に士業の方は、カスタマープラスにご相談されると、比較的容易にバーチャルオフィスにて開業できるのではないでしょうか。

バーチャルオフィスでできること

バーチャルオフィスでは、基本として、下記のようなことができます。

  • 住所を利用できる。
  • 郵便物の受け取り・転送
  • 法人登記ができます。

上記の3つが、ベーシックなバーチャルオフィスの機能となります。
もう少し細かく見ていきましょう。

バーチャルオフィスの住所の利用とは?どんなふうに使えばいいの?

契約したバーチャルオフィスの住所を会社の住所として利用することができます。

  • 住所をホームページに載せる
  • 名刺の住所として利用する

この2つが基本となります。
あとは、このあとにある法人登記をすることで、ビジネスで使用するほとんどの住所が、このバーチャルオフィスの住所になるでしょう。

注意点として、バーチャルオフィスによって住所の利用が個人の場合と法人の場合とで料金が変わってくることが結構あります。そこだけは契約の際に必ず確認するようにしてください。

バーチャルオフィスでの郵便物の取り扱いについて!すぐに転送してくれるの?全部受け取ってもらえるの?

住所に届いた郵便物、荷物の受け取りと、転送ができます。
ただし、稀ではありますが、転送はできないバーチャルオフィスも存在しますので、確認を怠らないようにしてください。

また、バーチャルオフィスによって、

  • 〇通以上の郵便の受け取りは追加料金〇〇円
  • 郵便物の転送オプション〇円
  • 郵便物の転送手数料〇〇円
  • 郵便物の転送は実費!
  • 大きな荷物の受け取り〇〇円
  • 印鑑を捺印しての受け取り〇〇
  • スポット転送〇〇円

など、郵便物の取り扱いについては様々な形が存在します。

<バーチャルオフィスからの郵便物の転送はどんな感じになるの?>

パターンとして一番多いのは、

♪郵便物は手数料+実費で週に1度転送します!(手数料は200円/回程度)

という形です。格安のバーチャルオフィスの場合は、郵便転送そのものもオプションになっていて、

♪郵便物転送をしたいなら、郵便転送オプションに加入(1,000円~2,000円程度)してもらえば、週に1度手数料(200円程度)+実費で転送します。

というケースも結構あります。そこそこの金額を取るバーチャルオフィスの場合は、郵便転送手数料は基本料金に含まれ、

♪郵便転送は週に1度行い、実費分は追加になります。

というケースが多いようです。
気を付けるべきなのは、郵便物が一定以上届いたら受け取り拒否、あるいは郵便物が一定以上届いたらプランが勝手にアップグレードされる、というバーチャルオフィスです。
受け取り拒否の場合は、ビジネスそのものに影響が出る可能性がありますし、プランが勝手にアップグレードされてしまうと、せっかく安いところを選んだ意味が無くなってしまいます。

この辺の確認も怠らないようにしましょう。

<バーチャルオフィスに届いた郵便物のお知らせはもらえるの?>

届いた郵便物に関して、お知らせしてくれる場合もありますが、いくつかパターンがあります。

  • 基本料金で届いたら、すぐに知らせてくれる(発送元は教えてくれるところ、くれないところがあります)
  • 追加料金(1000円/月程度が多い)を払えば郵便物の到着を知らせてくれる(基本はEmailでの通知です)

また、お知らせもなく、毎週のようにまとめて転送してくるだけのところもあります。
郵便物の到着を、発送元も併せて知らせてくれるところを選ぶか、追加料金で発送元も併せて知らせてくれるように依頼しておけば、すぐに必要な書類は、プラス料金(1回1000円程度の手数料+実費のケースが多い)を払ってすぐに転送してもらう形をとれば、そこまで大きなロスタイムが無く、手に入れることができます。

<バーチャルオフィスで大きい荷物は受け取ってくれるの?>

たいていのところは、大きい荷物は「受け取れない」か「追加料金で受け取ります」という場合が多いので、大きい荷物が来る予定がある方は、きちんと確認したほうが良いでしょう。
「受け取れない」バーチャルオフィスの場合、もし取引先からお中元・お歳暮等を送られた場合に、受け取り拒否することになり、取引先との関係にも影響が考えられますので、ここは少し慎重に選ぶことをお勧めします。

バーチャルオフィスで法人登記できます!ただし登記すると追加料金がかかるところや、登記できないところもあるので要注意!

バーチャルオフィスの基本サービスとして、法人登記は当たり前についているところが多いのですが、中には、

  • 法人登記するならば月額の追加料金〇〇円
  • 法人登記して使用するなら、初期費用○○円

などというような形にしているところもありますし、それらも基本料金に含まれているところもあります。
ただ、それなりの規模でやっているバーチャルオフィスの場合、法人登記は基本料金でOKのところの方が多いようです。

バーチャルオフィスの便利な追加サービス/電話転送&電話代行・秘書代行サービス

さらに、オプションや上位プランとして、

・電話番号付与(03番号等の地域の番号/着信のみor発着信可)

・電話代行・秘書代行サービス

などのサービスがつくところもあります。
また、バーチャルオフィスの中でも、2つに分かれ、レンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペース等を併設している場合には、そらにその上位プランやオプションとして、

・ワークスペース使用料〇日/〇時間無料

・会議室使用可能

などのサービスがつくところもあります。

起業で必要なサポートを用意しているバーチャルオフィスもあります

また、さらに、

  • 会社設立サポート
  • 銀行口座開設サポート
  • ホームページ作成サポート
  • 補助金・助成金申請サポート
  • 利用者交流会

等のサービスを用意しているところもあります。

これらの中で、何が必要なのかを見極めて、自分にあったバーチャルオフィスを契約することが、バーチャルオフィスをうまく使うコツです。

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監修紹介 監修一覧

Takumi Yamauchi

起業コンサルタント
10社ほど会社を立ち上げ、作り出した売り上げは30億円を超える。
現在は、中小企業や起業を考える人たちへのセミナーやコンサルティングを中心に活動している。

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